第48回　役員会議事録

2017年4月16日(日)　15：00〜16：00　新旧ブロック長引き継ぎ会、16：00～18：30　役員会  消防署会議室にて

出席者：新ブロック長　24世帯、旧ブロック長　14世帯　一般会員　1世帯
　　　　　役員15名　
　　　　
１． 　新旧ブロック長引き継ぎ会　
　　●濱岡会長代理より
　　　藤塚会長が転居により浜岡副会長が会長代理を務めている旨、ご挨拶。

　　　・新ブロック長へ…用意したお仕事説明のお便りに沿って、具体的にファイル等を用い、説明を行う。　
　　　　　　　　　　　　　　回覧の仕方や総会後に依頼する集金の仕方などすべて説明。　
　　　・旧ブロック長へ…1年間活動してみて気になったことなどご意見ある方は挙手いただく。　　
　　　　＜意見＞① 何度か各戸配布の資料が足りないことがあり、ブロック内で苦情があった。　
　　　　　　　　　　　来年度はそのようなことがないように部数気を付けてもらいたい。　
　　　　　　　　　　　　　A. 会員枚数で準備をしているはずだが、今後は注意します。もし足りないことがあれば遠慮

　　　　　　　　　　　　　　　なく担当役員へ連絡いただければすぐに準備します。　
　　　　　　　　　　② 最初の回覧の際に手渡しで、と言われたが、なかなか最初の方がいなくて渡せず困った。　
　　　　　　　　　　　　　A. 次の方がご自宅にいれば飛ばしていただいても構わないが、今後はポストインで
　　　　　　　　　　　　　　　も問題ないのでよろしくお願いします。
　　　　　　　　　　③ 自分の自宅住所表記が間違っているので次の書類から訂正してもらいたい。　
　　　　　　　　　　　　　A. 次の書類から訂正します。申し訳ございませんでした。

　　　　新ブロック長のみの参加の場合はお渡ししたファイルを旧ブロック長へお渡しいただくように依頼。
　　　　新ブロック長の出席者は担当役員と連絡先交換を済ませて引き継ぎ会終了。

２． 役員会　　
　　　●濵岡岡会長代理より
　　　　　・掲示板…担当が変更
　　　　　・今後は書記の仕事の負担軽減のため、議事録については簡略化。各自メモを取るように。
　　　　　・八王子市役所路政課とゾーン30内視察結果報告。
　　　　　・4丁目空き巣被害報告→役員内でもパトロール強化していく。自宅にラミネートしたポスターなどを
　　　　　　掲示する。ポスターは作成、ラミネート加工後各役員宅、掲示板に貼って注意喚起。
　　　　　　現在ジャスミンの会でご協力いただいているが、今後やっていただけるか？やっていただけるとしたら
　　　　　　活動記録をメモにして会長代理へ（市への報告が必要なので）
　　　　　　総会の際に警察の方よりお話いただいてはどうか？防犯パトロールベストを活用、声掛けをしていく。
　　　　　・今後の役割について…挙手がなければ濵岡会長代理が会長へ。（役員内では承認）
　　　　　　その他副会長、会計、会計監査の候補を決定。他の担当は今まで通り。
　　　　　・今後は役員を廃止し、サポーターとして活動してもらいたい。（なるべく多くの方に協力いただけるように）
　　　　　・11月の防災訓練は23日（木）勤労感謝の日に決定。起震車や煙体験などできるもの実施。
　　　　　・Q、V、Xの3ブロックについては、Q担当の新ブロック長に3つのブロックの役員を依頼し、ご快諾いただいた。
　　　　　・回覧後、戻ってきたブルーのクリヤーファイルは中身を破棄してから書記へ。退入会等の記載があれば
　　　　　　名簿係りと書記の両方に連絡する。メール等で返信依頼がある場合には必ず返信を！

　　　●総会について
　　　　　・総会議長について
　　　　　・丘の上レジデンス付近の新築住宅内、転入者については総会の資料を配布して、できれば総会に出席して
　　　　　　いただき、加入していただく方向で進める。
　　　　　 ・シナリオ作成担当決定。総会の最後に秋山アドバイザーにコラムの内容をお話していただく。
　
３． 次回役員会日程

　　5月11日（木）9時半～消防署内会議室にて
　　総会の委任状の集計、総会時の担当割りなど。役員は委任状を忘れずに持参すること。　

―　以上　―